¿Cómo equilibrar la gestión de acciones?

Vivimos cada día bajo la presión del tiempo y de las exigencias. 24 horas en las que, no sólo debemos “encajar” todas las obligaciones (profesionales, personales, familiares o sociales), sino que debemos hacerlo bien y con energía. ¡Casi nada!

Hacerse mayor es, sin duda, una maratón a contracorriente. Jornadas inagotables en las que, de buena mañana, nos enfundamos en nuestro traje de “empieza la acción” con el que atender mil frentes abiertos (y otros tantos que se irán abriendo con el paso de las horas), con grandes dosis de creatividad y auto-gestión, para llegar al punto de inicio sin vaciar del todo las pilas… y, a ser posible, con una sonrisa de oreja a oreja.

Detente un segundo. ¿Qué hora es?

Y ahora piensa. ¿Qué nivel de energía tenías esta mañana al levantarte?

Si eres del grupo que se levanta descansado, con ilusión y sin rechistar; ¡Felicidades! Ahora bien, si al recordad cómo te encontrabas esta mañana has conectado con una sensación de agotamiento, pereza y mal humor y, eso, se va repitiendo desde hace tiempo; ¡Stop! aquí hay algo que, quizás, debas atender.

Levantarte así, es de lo más incómodo. Si, además, debes “tirar adelante” una empresa o una familia (o ambas), puedes acabar exhausto y con la vitalidad en números rojos. Todos tenemos 24 horas al día, y lo que hagas con ellas depende de ti. Eso no quiere decir que siempre debas estar en acción o que te las ingenies para extender esas horas productivas; debes saber poner límites y guardar espacios para el ocio y el descanso. Pues en caso contrario, no sólo irás apagando fuegos, sino que, al final de la jornada, tendrás la sensación de no haber hecho lo que debías/querías.

A medida que vamos creciendo, vamos adquiriendo más roles. Cada uno de ellos exige nuestra atención y presencia. Si eres madre, tu familia requiere que juegues el rol maternal; si tienes un puesto como responsable, debes dirigir tu departamento con rectitud; si eres estudiante, mal será si no acudes a clase con concentración… ¿Te has parado a pensar cuántos roles juegas? y, de todos ellos, ¿cuántos estas atendiendo con calidad? Igual, ¿el rol desechado sea el personal?; aquél en el que lo más importante es atenderte a ti con mimo y dulzura.

Lo sabemos, es asfixiante tomar conciencia de ello; pero más lo es querer responder a cada uno con total implicación sin una buena estrategia de planificación. Es realmente difícil; siempre habrá alguno que quede en el rincón de “reservado para cuando el día tenga 25h”.

Nos fastidia un poco decirte que… ese día, no va a llegar. Y lo sabemos porque, nosotros, también hemos tenido ese rincón. Lo peor del caso es que, si no estamos atentos, resurge de las cenizas como si del ave fénix se tratase.

Así pues, ¿es posible atender lo que es importante para mí y ser eficaz? Sí, por supuesto, con una distribución sana del tiempo y trabajando por objetivos.

Por supuesto que habrá más de una forma de hacerlo; a nosotros nos gustaría compartir contigo una de ellas. Pero antes de empezar, si quieres conseguir una mejora, déjanos alertarte que:

requieren dedicación y perseverancia

y revisión constante de resultados

¡Vamos allá!

Partimos de dos posibles escenarios:

1. Necesitas gestionar de forma equilibrada tus acciones
2. Ya lo haces, pero te gustaría mejorar tus resultados

Como punto de partida, debes tomar conciencia de la situación a cambiar. Para ello, debes entender cómo funciona la situación en sí. No podemos cambiar aquello que no conocemos ¿verdad?

Te puede ser útil hacerte estas preguntas:

• ¿Dónde pasa? Es decir, tu mala gestión de las acciones es en el trabajo, en la familia, en tu tiempo libre, etc.
• ¿Cuándo pasa? Siempre, en algunos momentos concretos, cuando quiero hacer cosas en familia o para mí…
• ¿Por qué pasa? Es una decisión consciente, decido voluntariamente no organizarme, o me suelo dar cuenta justo antes o durante mi jornada, o después, y en ese momento los resultados me hacen sentir que debo cambiar cómo me organizo
• ¿A quién afecta? Sólo a ti o a más personas de tu alrededor; por ejemplo, a mi equipo, a mi pareja o a mi familia
• ¿Cómo funciona?

Si con el primer escenario te has sentido identificado y has pasado por el filtro de las preguntas, sigue; pues este es el segundo paso; es decir, ahora ya sabes cómo funcionas gestionando tus acciones y lo quieres es mejorar dicha gestión (ser más productivo con tu tiempo).

Para poder mejorar una situación, primero debes saber cómo quieres que sea mejor. Describe qué cambios concretos (importante: CONCRETOS) debes hacer para que tu gestión sea más óptima.

¿Qué necesitas ver, escuchar y tocar (sentir) para que te puedas decir: “sí, ha mejorado, lo he logrado”?

Define el objetivo que quieres alcanzar. En otras ocasiones hemos hablado de cómo definir un objetivo; aun así, te recordamos algunas pautas. Tu objetivo ha de ser:

• Concreto
• Cuantificable
• Posible
• Realista y
• Programado en el tiempo 

Por ejemplo: quiero ir al gimnasio 1h cada día para ponerme en forma o quiero trabajar ½ jornada para poder hacer estar con mis hijos toda la tarde

Un detalle importante que, muy a menudo se olvida: los objetivos que te formules deben estar hecho en positivo, orientados al futuro, que te aporte valor y conectados con tus valores. De nada te sirve decir: quiero dejar de sentir que no hago nada para mi salud o me gustaría poder aprovechar ahora que mis niños son pequeños. ¿No crees que dicho así es desmotivante? Se hace más cuesta arriba dicho así ¿verdad?

Llegados a este punto, ya tienes claro la situación a mejorar y el objetivo. Ahora viene la parte más difícil, implementar nuevos hábitos.

No te preocupes, vamos a tratar de darte una pincelada de los pasos claves que te permitirán optimizar tu organización; esta parte da para mucho, así que vamos a ir ampliando detalles en los próximos escritos.

Por el momento, y habiendo hecho un gran esfuerzo (¡Felicidades!), ahí va la guinda del pastel:

1. Autoanálisis

Este trabajo, que pocas veces tenemos en cuenta, precede a la planificación propiamente dicha. Nos da un sentido de dirección, de “para qué”. Por experiencia sabemos que es importante revisarla y consultarla cada x tiempo.

En esta vamos a tener en cuenta los siguientes elementos:

• a qué estamos dedicando nuestro tiempo
• qué niveles de equilibrio tienen los diferentes ámbitos de mi vida
• mi sistema de valores, qué es básico e importante para mí y en qué medida están alineados con mi objetivo
• mis puntos fuertes en lo que apoyarme

2. Objetivos

Es importante tener los objetivos bien determinados, desarrollados y al mismo tiempo en equilibrio. Para ello tendremos en cuenta tres niveles: generales, anuales y mensuales. A ser posible en tres áreas diferenciadas: personal-familiar, profesional y empresarial o de trabajo.

3. Auto-gestión

Normalmente, al igual que pasa con el auto-análisis, no se habla de este punto cuando se trata la gestión de acciones y cómo ser estratega en la planificación.

¿Cuál es tu estrategia de auto-motivación? ¿Cómo gestionas tu estado frente a tu planificación?

4.Planificación

Cada semana, debes representar lo que es importante para ti en cada uno de los ámbitos de tu vida. Prioriza las acciones que te permitirán atender, aunque sea un poquito, esos roles que has identificado al principio. Ubica esas acciones durante la semana que entra, temporalízalas, así descargas tu mente y te aseguras de tener esa hora para hacerlo.

5.Memoria

Bendita libreta en blanco que libera nuestra mente de todo aquello que es relevante y queremos guardar. Utilízala como si fuera tu USB o disco extraíble, veras que tranquilidad saber que lo que has pensado queda grabado en alguna parte menos efímera que tu propia memoria.

Si es que llegamos a almacenar tanta información, a recibir tantos inputs que nuestra mente va sobrecargada y exhausta… y ¡con razón!

Te parecerá una locura, pero, planificar espacios de descanso o para estar con tu familia o, simplemente, para ti; poner fecha y hora nos da cierta tranquilidad. Estamos acostumbrados a llevar una agenda sólo para temas laborales; pero qué pasaría si nos acostumbramos a reservar un espacio para el ocio…